Rechnungen nach dem TikTok-Live schreiben – Schritt für Schritt

Eine Rechnung pro Kunde statt pro Kommentar: Pflichtangaben, Versand mit Steuer, Rechenbeispiel.

6 Min. LesezeitStand: 15. Oktober 2026

Inhalt

Warum Rechnungen nach dem Live so viel Arbeit machen
Was auf jede Rechnung muss
Vom Live zur Rechnung in sechs Schritten
Rechenbeispiel: eine Rechnung mit Versand
Die fünf häufigsten Fehler
So geht es mit X-Sale
Häufige Fragen

Kurz gesagt

Buche schon im Live jede Bestellung beim richtigen Kunden. Nach dem Live schreibst du eine Rechnung pro Kunde mit fortlaufender Nummer, allen Teilen, dem Versand und der richtig ausgewiesenen Umsatzsteuer. Wer erst nach dem Live Kommentare zusammensucht, verliert die meiste Zeit vor der ersten Rechnung.

Warum Rechnungen nach dem Live so viel Arbeit machen

Im Live kommen Bestellungen als Kommentare: schnell, durcheinander und unter Nutzernamen statt echten Namen. Eine Kundin kauft dreimal im selben Live, eine andere schreibt „nehme ich“ ohne Artikel. Wer das erst nach dem Live sortiert, sitzt länger an der Liste als am Live selbst.

Die Lösung ist eine Reihenfolge: erst pro Kunde sammeln, dann eine Rechnung pro Kunde schreiben. Alles Weitere ergibt sich daraus.

Was auf jede Rechnung muss

Für eine vollständige Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) brauchst du:

deinen Namen bzw. Firmennamen und deine Anschrift
Name und Anschrift der Kundin oder des Kunden
deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
das Rechnungsdatum
eine fortlaufende Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt
Menge und genaue Bezeichnung jedes Artikels
das Lieferdatum – der Satz „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht, wenn es stimmt
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder den Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regel

Rechnungen bis 250 € brutto

Für Kleinbetragsrechnungen reichen weniger Angaben: dein Name und deine Anschrift, Datum, Menge und Art der Ware, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Die Adresse der Kundin brauchst du für den Versand trotzdem.

Kleinunternehmer

Nutzt du die Kleinunternehmer-Regel (§ 19 UStG), weist du keine Umsatzsteuer aus und schreibst stattdessen einen Hinweis, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Seit 2025 gilt sie bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr; im Gründungsjahr bis 25.000 €. Wer die 100.000 € im laufenden Jahr überschreitet, zahlt ab genau diesem Umsatz Umsatzsteuer. Für Kleinunternehmer gelten seit 2025 vereinfachte Rechnungsangaben.

Vom Live zur Rechnung in sechs Schritten

Vor dem Live: Kundennummern vergeben
Jede Stammkundin bekommt eine kurze Nummer, die sie in den Kommentar schreibt. Neue Kundinnen schreiben ihren Namen und bekommen die Nummer nach dem Live.
Im Live: sofort pro Kunde buchen
Nicht erst Kommentare sammeln. Jede Bestellung ist eine Zeile: Kunde, Artikel, Größe, Preis. Am besten bucht eine zweite Person mit.
Direkt danach: die Liste prüfen
Doppelte Buchungen löschen, „doch nicht“ austragen, ausverkaufte Teile an die Nächste in der Warteliste geben.
Eine Rechnung pro Kunde
Alle Teile aus dem Live auf eine Rechnung, Versand nur einmal. Das spart der Kundin Porto und dir Pakete.
Rechnung und Zahlungsweg verschicken
PDF per E-Mail oder ein Bezahl-Link per WhatsApp. Nenne eine klare Frist, zum Beispiel drei Tage.
Zahlung abhaken, dann versenden
Erst wenn das Geld da ist, geht das Paket raus – außer bei Stammkunden, die auf Rechnung kaufen dürfen.

Rechenbeispiel: eine Rechnung mit Versand

Beispiel · ausgedachte ZahlenEine Kundin, drei Teile aus einem Live

Alle Preise sind Bruttopreise inklusive 19 % Umsatzsteuer.

Position	Betrag
1 × Strickpullover, Gr. M	19,90 €
1 × Jeans, Gr. 38	19,90 €
1 × Schal	19,90 €
Versand	4,90 €
Gesamt (brutto)	64,60 €
darin Nettobetrag	54,29 €
darin 19 % Umsatzsteuer	10,31 €

So rechnest du: 64,60 € ÷ 1,19 = 54,29 € netto, der Rest ist Umsatzsteuer. Auch der Versand ist steuerpflichtig. Bei Mode gilt für Ware und Versand derselbe Satz von 19 %.

Die fünf häufigsten Fehler

Rechnungsnummern doppelt – etwa weil zwei Personen in zwei Dateien hochzählen.
Versand ohne Umsatzsteuer berechnet.
Eine Rechnung pro Kommentar statt pro Kunde: Die Kundin bekommt fünf Rechnungen und zahlt fünfmal Porto.
Nutzername statt echtem Namen und echter Adresse auf der Rechnung.
Verschickte Rechnung einfach überschrieben. Richtig ist eine Rechnungsberichtigung, die sich eindeutig auf die alte Rechnung bezieht – oder eine Stornorechnung und danach eine neue.

Aufbewahren

Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit 2025 bewahrst du sie acht Jahre auf – auch die, die du nur als PDF verschickt hast. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungs-Pflicht.

So geht es mit X-Sale

X-Sale ist ein Programm für Live-Händler. Die Rechnung entsteht aus dem, was im Live gebucht wurde – du tippst nichts doppelt.

Was X-Sale dafür kann

Live-Kasse: Kundin über ihre Kundennummer wählen, Artikel antippen, scannen oder ansagen – jede Buchung landet sofort bei ihr.
Bestellen per TikTok-Kommentar: X-Sale Desktop liest dein TikTok-Live mit. Ein Kommentar mit Artikel-Code und Kundennummer, z. B. „DO38 #12“, wird sofort zur Reservierung in der Live-Kasse.
Nach dem Live: alle Teile einer Kundin zusammen kassieren. X-Sale legt die Rechnung an und einen Bezahl-Link, den du per WhatsApp oder E-Mail weitergibst.
Rechnungen mit fortlaufender Nummer und Umsatzsteuer, auch auf den Versand.
Kundenkartei mit Adressen, damit Rechnung und Paketschein stimmen.

Was X-Sale nicht macht

Mitgelesen wird nur TikTok, und nur Kommentare mit Artikel-Code. Instagram- und Facebook-Kommentare sowie „nehme ich“ ohne Code bucht weiter ein Mensch – dafür mit wenigen Tipps.

Level 1 „Live-Starter“: 70 € netto im Monat – Rechnungen schreiben, Kundenkartei mit Kundennummern, Eigener Shop, Live-Kasse für deine Lives, Bestellungen per TikTok-Kommentar. Zahlungen abhaken übernimmt der Baustein Bankabgleich: +29 € im Monat, 2 Konten inklusive, jedes weitere Konto +4 €.

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Fünf kurze Fragen zu deinen Lives – danach siehst du, welches X-Sale-Paket zu dir passt und was es kostet.

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Häufige Fragen

Muss ich nach einem TikTok-Live jeder Privatkundin eine Rechnung schreiben?

Gegenüber Privatkunden besteht in Deutschland keine allgemeine Pflicht zur Rechnung. Für deine Buchhaltung brauchst du aber für jeden Verkauf einen Beleg. Die meisten Live-Händler schicken deshalb eine Rechnung pro Kunde und Live – das ist auch gleich die Zahlungsaufforderung.

Eine Kundin hat im selben Live fünfmal bestellt. Wie viele Rechnungen?

Eine. Alle Teile kommen als Positionen auf eine Rechnung, der Versand nur einmal. Das ist für dich weniger Arbeit und für die Kundin günstiger.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben?

Nein. Du weist keine Umsatzsteuer aus und schreibst einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Seit 2025 reichen vereinfachte Angaben: Name und Anschrift von dir und der Kundin, Datum, Menge und Art der Ware, der Betrag und dieser Hinweis. Eine fortlaufende Nummer hilft trotzdem bei der Ablage.

Darf ich eine falsche Rechnung einfach ändern?

Die alte Datei überschreibst du nicht. Entweder schreibst du eine Rechnungsberichtigung, die sich eindeutig auf die alte Rechnung bezieht, oder eine Stornorechnung und danach eine neue Rechnung. Beide Belege bleiben in deiner Ablage.

Kann ich Rechnungen auch in Excel oder Word schreiben?

Ja, das ist erlaubt. Bei vielen Rechnungen pro Live wird es aber fehleranfällig: fortlaufende Nummern, die Steuer auf den Versand und die Ablage für die Buchhaltung musst du dann selbst im Blick behalten.